Desk booking : les meilleures pratiques pour gérer les réservations de postes de travail

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Le desk booking est un système qui fonctionne à travers un outil de réservation de bureau. Il s’agit d’une méthode qui permet aux collaborateurs de réserver en amont un poste de travail pour la journée. Cette solution est idéale pour mieux s’organiser tout en ayant des conditions de travail flexibles. Bien entendu, l’adoption d’un tel système nécessite de prendre les précautions nécessaires. Voici nos conseils pour mieux gérer les réservations de postes de travail.

Définissez des règles claires & équitables pour les réservations

La fluidité et la simplicité des réservations sont déterminantes pour la réussite du desk booking. Pour ce faire, pensez à établir des règles claires et équitables qui s’appliqueront à tout le monde. Vous ne devrez pas donner de privilèges à certains membres de l’équipe, il faut que tous les collaborateurs aient la possibilité de réserver le poste de travail dont ils ont besoin.

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1. Un système de réservation convivial & pratique

Il est également important d’impliquer et de responsabiliser tous les acteurs concernés. La communication est essentielle pour la bonne marche du système de réservation. Afin d’éviter les problèmes, le choix d’un logiciel de réservation de bureau s’avère efficace. Ce type d’outil est justement conçu pour une telle organisation. Vous disposez ainsi de fonctionnalités pratiques et efficaces pour gérer et modifier les réservations. La convivialité de l’interface et la disponibilité d’une équipe pour l’assistance technique en cas de besoin sont également indispensables. Pensez ainsi à considérer ces critères lors du choix de votre logiciel de desk booking. Notez que vous pouvez facilement en savoir plus sur le desk booking en vous rendant sur le site d’un fournisseur de logiciels spécialisés. Ces professionnels donnent des conseils avisés et aident leurs clients à faire le bon choix.

plateforme de desk booking

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2. L’importance de l’écoute & des échanges

L’écoute doit également être au cœur de la collaboration. Les employés doivent avoir le réflexe de s’exprimer sur leurs besoins, notamment en cas de problème. De leur côté, les employeurs doivent savoir écouter et surtout réagir afin de faire évoluer le système de réservation. Les utilisateurs savent idéalement comment intervenir en cas de problème afin de le régler au plus vite. Les règles doivent être claires et précises. Elles ne doivent pas laisser de place à l’incertitude, à la confusion ou aux malentendus. Toutefois, vous devez veiller à ce que l’entreprise reste flexible dans le but d’assurer le bon fonctionnement du système. Vous pouvez mettre en place un planning de présence tout en faisant de la place pour les situations imprévisibles. L’équipe doit essayer de s’organiser au mieux afin d’affecter les postes disponibles à ceux qui en ont besoin.

Desk booking : l’utilisation d’une plateforme de réservation intuitive et accessible

Le système de desk booking nécessite l’utilisation d’une plateforme de réservation. Cet outil permet aux collaborateurs de consulter et de modifier en temps réel les informations sur la disponibilité des postes de travail. Selon les directives établies, chacun peut réserver le bureau ou la salle dont il a besoin, en temps voulu. Si la nécessité d’une telle plateforme ne pose aucun doute, le défi à surmonter est de trouver celle qui s’adapte au mieux aux besoins de l’entreprise. La première étape consiste ainsi à définir de manière précise le mode de fonctionnement recherché. Dressez votre profil et faites la liste de vos exigences en termes de fonctionnalités.

L’outil doit vous permettre d’établir un planning de présence des équipes. De cette manière, vous pouvez gérer l’occupation des espaces. L’interface dispose généralement des plans des bureaux afin de faciliter l’orientation au sein des différents espaces. Par ailleurs, la fluidité et la facilité de la prise en main de l’outil sont des critères importants. Les collaborateurs ne doivent avoir aucune difficulté à maîtriser la plateforme mise en place. En se connectant, les collaborateurs peuvent vérifier les disponibilités des espaces, choisir l’heure et la date de l’occupation et boucler la réservation. D’autres fonctionnalités comme la gestion des annulations et la personnalisation des configurations d’espaces s’avèrent très utiles. Par exemple, le collaborateur peut mentionner la liste des équipements dont il aura besoin lors de la réservation d’une salle de réunion.

Encouragez la flexibilité tout en garantissant la disponibilité des espaces

Le desk booking est un concept qui encourage la flexibilité. En effet, les membres de l’équipe n’ont pas à occuper le même bureau toute l’année. Ce système encourage la rotation, mais optimise également l’occupation des espaces. Selon le poste, les horaires et le lieu de travail peuvent devenir plus flexibles. À certains moments, des membres de l’équipe pourront travailler à distance, en restant chez eux. En effet, de nombreuses tâches peuvent être réalisées de n’importe où, sans avoir besoin de se rendre dans les bureaux. Bien entendu, cette situation peut ne pas être permanente, c’est d’ailleurs tout l’intérêt du desk booking. Vous pouvez planifier le retour au bureau des collaborateurs en télétravail, selon les tâches qu’ils ont à accomplir.

Bien sûr, vous devez adapter les espaces de bureaux afin d’assurer la disponibilité des espaces. Il s’agit d’un point essentiel pour éviter les problèmes. Et la communication entre les parties prenantes joue un rôle important. Vous devez par ailleurs définir la taille des bureaux de manière optimale. Cela permet d’éviter la sous-utilisation de l’espace, tout en réduisant les frais liés à la maintenance. Pensez aux mobiliers modulables, très pratiques, car ils s’adaptent aux besoins de chacun. Vous devez également adopter un aménagement propice au changement et à la flexibilité. Délimitez des zones de travail spécifiques, répondant aux besoins de chaque poste de travail. De cette manière, vous pouvez accroître le bien-être et la motivation des collaborateurs. Il s’agit de l’un des piliers pour améliorer la performance des employés.

desk booking réservation espace réunion

La mise en place d’un système de feedback pour le desk booking

Le feedback est une autre clé de la réussite du desk booking. En effet, les retours et les informations venant des différents acteurs de l’entreprise permettent d’améliorer continuellement le processus. Pensez à inclure des systèmes intuitifs et pratiques pour encourager les utilisateurs à signaler les problèmes et les difficultés rencontrés. Vous devez par ailleurs susciter les avis positifs afin de maintenir les pratiques qui marchent.

Le feedback permet aussi d’éviter les conflits. En effet, en ayant conscience des éléments qui perturbent le système, vous pouvez agir rapidement. Ces informations permettent, par exemple, d’optimiser la disponibilité des bureaux et d’anticiper les besoins futurs pour éviter le manque d’espace. Notez que la gestion des feedbacks et l’adaptation de l’aménagement impliquent un travail permanent. Vous devez analyser les données obtenues pour établir les solutions adéquates rapidement. La surveillance constante et la réactivité sont indispensables afin de répondre au mieux aux besoins des équipes.

Des politiques de nettoyage et de désinfection pour assurer la sécurité

La flexibilité des conditions de travail n’est pas la seule tendance qui a émergé suite aux crises sanitaires. Ces dernières ont également mis en avant l’importance des opérations de nettoyage et de désinfection. Les espaces de travail sont propices à la transmission des maladies. Aussi, l’entreprise doit mettre en place des politiques efficaces et appropriées pour assurer la sécurité de tous.

L’intérêt du desk booking, c’est justement la possibilité de réduire l’effectif. En consultant les informations sur la future occupation des espaces en temps réel, l’équipe de nettoyage peut mieux s’organiser. De plus, connaître précisément les espaces qui étaient occupés et ceux qui ne l’étaient pas permet d’optimiser la désinfection. L’entreprise réalise ainsi des économies, en désinfectant uniquement les endroits qui en ont besoin. Bien entendu, les espaces communs comme les lieux de détente doivent être désinfectés en permanence. Mais au-delà, les bureaux qui étaient inutilisés n’ont pas besoin d’être désinfectés.