Faire fonctionner durablement une entreprise implique fédérer les collaborateurs autour d’une stratégie d’entreprise et de valeurs communes. C’est lors des conventions annuelles d’entreprise que sont partagés ces éléments fondateurs. Au-delà d’un simple événement d’entreprise, se joue ici le sentiment d’appartenance et la motivation des équipes. Il faut donc penser cet événement comme un moment de rassemblement mais également prévoir une activité qui unit les équipe. Mais comment réussir l’organisation d’une convention d’entreprise ? Cet article vous apporte toutes les informations utiles.
Plan de l'article
- Préparer la convention d’entreprise
- Définir un budget pour l’organisation
- Organiser les paramètres logistiques
- Qui inviter à la convention d’entreprise ?
- Assurez une communication autour de l’activité
- Choisir les intervenants et les activités pour la convention d’entreprise
- Évaluer l’impact et les retours de la convention d’entreprise
Préparer la convention d’entreprise
La convention d’entreprise étant un évènement interne à chaque structure, pensez donc à impliquer dans son organisation tous les différents acteurs de l’entreprise. En effet, tout doit partir de la définition de l’objectif visé par l’organisation de la convention. Un objectif clairement défini vous permettra de déterminer l’allure à donner à votre activité pour sa réussite.
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Une fois cette étape franchie, il faut maintenant commencer à préparer les messages à délivrer au cours de l’activité. Il est important que ce soit un discours inclusif qui répond aux attentes des employés des différents secteurs d’activité. La méthode la plus simple pour y arriver c’est de consulter les responsables de chaque secteur.
Définir un budget pour l’organisation
Pour couvrir les frais qu’impliquent l’organisation d’une convention d’entreprise, il est primordial de définir un budget. Avec un budget validé, les services financiers de l’entreprise pourront facilement mettre les fonds à disposition du comité d’organisation pour le choix des différents prestataires, les matériels à utiliser, etc.
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Plusieurs plateformes telles Maxilia.fr offrent aujourd’hui des services de personnalisation de matériel pour ce genre d’organisation.
Ainsi vous pourrez prévoir des goodies personnalisés pour tout le personnel et même à distribuer aux clients à l’issue de la convention.
Organiser les paramètres logistiques
Dans la phase opérationnelle de l’organisation, vous devrez vous intéresser aux différents paramètres logistiques. La détermination de la date et le choix du lieu sont les éléments essentiels à ce niveau. En ce qui concerne le choix de la date, vous devrez tenir compte du fonctionnement de l’entreprise, des horaires de travail et autres paramètres propres à votre activité. Une date qui arrange le plus grand nombre facilitera la présence des invités.
Choisissez ensuite le lieu où se tiendra la rencontre. Si votre budget vous le permet, vous pouvez choisir de tenir la convention à l’extérieur. Le but étant de sortir le personnel du cadre professionnel pour donner un aspect festif et de détente à l’activité. Mais si vous ne pouvez pas vous le permettre, alors trouvez un cadre agréable et sympa qui réponde au standing de votre entreprise.
Qui inviter à la convention d’entreprise ?
Sachez que la réponse à cette question dépend principalement de l’objectif de départ. Pour une convention dont le but est de rediscuter les conditions de travail au sein de l’entreprise par exemple, la représentation de tous les services est indispensable. Mais si par contre la convention est en rapport à un lancement de produits, les agents des services de communications seront privilégiés.
En ce qui concerne l’élaboration du programme de la convention d’entreprise, gardez à l’esprit que les différentes activités à prévoir devront concourir à l’atteinte de l’objectif global défini au départ.
Assurez une communication autour de l’activité
Même si les conventions d’entreprise sont des activités internes, il est utile de définir un plan de communication autour de l’activité. La communication ici va au-delà du devoir d’information à l’endroit du personnel. Elle commence avant le déroulement de l’activité et s’étend au-delà. Activez-vous à communiquer sur les résolutions issues de la convention et si possible à faire une enquête de satisfaction adressée à l’endroit des membres du personnel qui était à la convention.
Choisir les intervenants et les activités pour la convention d’entreprise
La sélection des intervenants et des activités à mener est l’une des étapes les plus cruciales de l’organisation d’une convention d’entreprise. Les intervenants doivent être choisis en fonction du thème qui a été retenu pour la convention. Ils peuvent être internationaux ou locaux selon le budget disponible.
Les animateurs, quant à eux, sont souvent choisis en fonction de leur capacité à captiver un public par leur discours ou leurs présentations. Vous pouvez aussi faire appel aux services d’un maître de cérémonie pour animer la convention.
Pour ce qui est des activités, il faut choisir celles qui vont permettre aux participants de se distraire tout en apprenant quelque chose d’intéressant et d’utile. Les jeux thématiques peuvent être mis sur pied pour favoriser une bonne ambiance entre les participants, tandis que les conférenciers invités devront apporter leur expertise dans le domaine concerné par la convention.
N’hésitez pas non plus à organiser quelques ateliers afin que chaque employé puisse repartir avec un savoir-faire nouveau qu’il pourrait mettre au profit de sa carrière professionnelle au sein de l’entreprise. Vous mettez toutes les chances du côté du personnel et vous montrez votre engagement à améliorer ses compétences professionnelles.
Évaluer l’impact et les retours de la convention d’entreprise
L’organisation d’une convention d’entreprise ne s’arrête pas une fois que les participants ont quitté la salle de conférence. Vous devez évaluer l’impact de votre convention en menant des enquêtes auprès des participants, en leur posant des questions sur leurs impressions générales sur l’événement et sur ce qu’ils ont appris au cours des sessions. Vous pouvez également demander à votre équipe organisatrice de suivre le comportement professionnel des employés après la convention afin de savoir si celle-ci a eu un impact positif sur leur travail.
N’hésitez pas à communiquer avec vos partenaires commerciaux pour connaître leur réaction suite à la présentation effectuée pendant la convention. S’il y a un changement dans leur attitude ou dans le nombre d’affaires conclues avec eux, cela peut être considéré comme un impact positif direct engendré par la tenue de votre événement.
En fonction des résultats obtenus, il serait judicieux d’envisager une planification plus stratégique et innovante pour les futures conventions d’entreprise. Il serait utile d’utiliser ces informations pour améliorer les faiblesses qui auraient pu être identifiées durant cet événement précédent.
Il faut donc noter que planifier une convention réussie exige beaucoup d’efforts et doit être menée avec intelligence et professionnalisme du début jusqu’à la fin. Lorsque vous êtes prêt(e) à franchir ce cap crucial, suivez nos conseils ci-dessus pour assurer la réussite de votre convention d’entreprise.
