Organiser une convention d’entreprise : mode d’emploi !

315

Faire fonctionner durablement une entreprise implique fédérer les collaborateurs autour d’une stratégie d’entreprise et de valeurs communes. C’est lors des conventions annuelles d’entreprise que sont partagés ces éléments fondateurs. Au-delà d’un simple événement d’entreprise, se joue ici le sentiment d’appartenance et la motivation des équipes. Il faut donc penser cet événement comme un moment de rassemblement mais également prévoir une activité qui unit les équipe. Mais comment réussir l’organisation d’une convention d’entreprise ? Cet article vous apporte toutes les informations utiles.

Préparer la convention d’entreprise

La convention d’entreprise étant un évènement interne à chaque structure, pensez donc à impliquer dans son organisation tous les différents acteurs de l’entreprise. En effet, tout doit partir de la définition de l’objectif visé par l’organisation de la convention. Un objectif clairement défini vous permettra de déterminer l’allure à donner à votre activité pour sa réussite.

A lire en complément : Comment gérer la relation avec les clients ?

Une fois cette étape franchie, il faut maintenant commencer à préparer les messages à délivrer au cours de l’activité. Il est important que ce soit un discours inclusif qui répond aux attentes des employés des différents secteurs d’activité. La méthode la plus simple pour y arriver c’est de consulter les responsables de chaque secteur.

Définir un budget pour l’organisation

Pour couvrir les frais qu’impliquent l’organisation d’une convention d’entreprise, il est primordial de définir un budget. Avec un budget validé, les services financiers de l’entreprise pourront facilement mettre les fonds à disposition du comité d’organisation pour le choix des différents prestataires, les matériels à utiliser, etc.

A voir aussi : Comment fonctionne un lave-vaisselle à capot ?

Plusieurs plateformes telles Maxilia.fr offrent aujourd’hui des services de personnalisation de matériel pour ce genre d’organisation.
Ainsi vous pourrez prévoir des goodies personnalisés pour tout le personnel et même à distribuer aux clients à l’issue de la convention.

Organiser les paramètres logistiques

Dans la phase opérationnelle de l’organisation, vous devrez vous intéresser aux différents paramètres logistiques. La détermination de la date et le choix du lieu sont les éléments essentiels à ce niveau. En ce qui concerne le choix de la date, vous devrez tenir compte du fonctionnement de l’entreprise, des horaires de travail et autres paramètres propres à votre activité. Une date qui arrange le plus grand nombre facilitera la présence des invités.

Choisissez ensuite le lieu où se tiendra la rencontre. Si votre budget vous le permet, vous pouvez choisir de tenir la convention à l’extérieur. Le but étant de sortir le personnel du cadre professionnel pour donner un aspect festif et de détente à l’activité. Mais si vous ne pouvez pas vous le permettre, alors trouvez un cadre agréable et sympa qui réponde au standing de votre entreprise.

Qui inviter à la convention d’entreprise ?

Sachez que la réponse à cette question dépend principalement de l’objectif de départ. Pour une convention dont le but est de rediscuter les conditions de travail au sein de l’entreprise par exemple, la représentation de tous les services est indispensable. Mais si par contre la convention est en rapport à un lancement de produits, les agents des services de communications seront privilégiés.

En ce qui concerne l’élaboration du programme de la convention d’entreprise, gardez à l’esprit que les différentes activités à prévoir devront concourir à l’atteinte de l’objectif global défini au départ.

Assurez une communication autour de l’activité

Même si les conventions d’entreprise sont des activités internes, il est utile de définir un plan de communication autour de l’activité. La communication ici va au-delà du devoir d’information à l’endroit du personnel. Elle commence avant le déroulement de l’activité et s’étend au-delà. Activez-vous à communiquer sur les résolutions issues de la convention et si possible à faire une enquête de satisfaction adressée à l’endroit des membres du personnel qui était à la convention.