Tout savoir sur la digitalisation des entreprises

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digitalisation entreprise

Le phénomène de digitalisation des entreprises a émergé grâce à l’avènement récent de l’informatique et de l’internet. A l’ère où nous vivons, ce changement révolutionnaire dans la gestion, le processus, la communication, le marketing des entreprises est devenu crucial. En effet, la crise sanitaire a montré qu’une entreprise incapable d’opérer une transformation numérique peut rapidement couler. De ce fait, la grande majorité des grandes entreprises et des PME investissent de plus en plus dans la mise en place de cette transformation digitale. Mais quels sont les principaux éléments à savoir sur la digitalisation des entreprises ? 

Quelle est la définition de la « digitalisation » ?

Le concept de « digitalisation » est très populaire aujourd’hui. Il est très souvent évoqué sur internet et dans les différentes publicités. Cependant, peu d’entre nous peuvent définir clairement cette notion. 

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La digitalisation de l’entreprise désigne la transition de l’entité vers un modèle commercial, une stratégie et un processus interne numérisés. Elle consiste à améliorer la performance, la flexibilité et les méthodes de travail d’une entreprise à travers l’usage de la technologie. En d’autres termes, la digitalisation peut se définir comme la transformation numérique des documents physiques de l’entreprise et de ses processus en vue d’un traitement en ligne plus rapide et nettement plus efficace. 

Quels sont les principaux avantages de la digitalisation ?

Nous pouvons citer trois principaux avantages de la digitalisation de l’entreprise : l’optimisation de la gestion de la clientèle, l’accessibilité des données, le gain de productivité, et enfin l’amélioration du modèle commerciale.

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Tout d’abord, la digitalisation permet à une entreprise d’améliorer la qualité de sa relation avec ses clients. La transformation digitale facilite l’acquisition de clients. Grâce à Internet, vous pouvez améliorer votre marketing, accroître la visibilité de votre entreprise, toucher un public plus large et ainsi gagner une part de marché plus importante. Par ailleurs, la présence digitale favorise la confiance des clients. La digitalisation vous permet donc d’entretenir un lien direct avec votre audience et ainsi de les fidéliser. 

La digitalisation garantit également la fluidité et la transparence des informations au sein de votre entreprise. L’utilisation d’une Gestion électronique des documents (GED) permet de gérer efficacement et sécuriser les données de votre entreprise. Par ailleurs, elle garantit aussi une meilleure coordination interne à votre équipe. A travers la mise en réseau de vos documents numériques, vos employés gagneront en efficacité et en productivité. Ils peuvent partager leur travail, les mettre à jour en temps réel et surtout collaborer plus facilement avec leurs collègues. Le digital améliore donc les conditions de travail collectif en favorisant les échanges et la cohésion de l’équipe. En d’autres termes, la digitalisation améliore l’efficience de votre entreprise.

L’un des avantages les plus importants de la digitalisation, c’est aussi le gain de productivité qu’elle permet de réaliser. Les nouvelles technologies permettent effectivement d’autonomiser les différentes tâches et opérations laborieuses au sein de votre entreprise, et de réduire au maximum l’intervention humaine. Le digital permet donc d’optimiser votre processus de production ou votre logistique, afin d’augmenter la performance de votre entreprise et en même temps réduire considérablement vos coûts. 

Grâce au digital, vous pouvez également faire évoluer le Business Model de votre entreprise. En effet, en digitalisant votre entreprise, vous pouvez créer de nouveaux modèles commerciaux plus adaptés aux goûts, aux besoins et attentes de vos clients. La digitalisation offre donc plus de flexibilité à votre entreprise, pour faire face aux demandes et comportements des consommateurs qui évoluent en permanence. 

Quels sont les étapes clés de la digitalisation ?

  • Evaluation de l’entreprise et de ses besoins 

Avant de procéder à la digitalisation de votre entreprise, il faut tout d’abord s’assurer que tous vos collaborateurs sont convaincus de l’utilité réelle de la transformation digitale et de l’implication concrète de cette démarche sur votre entreprise. Une fois la décision prise, il est important d’évaluer préalablement la maturité digitale de votre entreprise. Puis, l’entreprise doit déterminer son besoin réel en termes de transformation numérique, soit le degré de digitalisation envisagé pour l’organisation. 

  • Définition de la stratégie digitale

La seconde étape de la digitalisation consiste à définir une stratégie digitale pour votre entreprise. Cette stratégie doit être formulée en tenant compte de la situation existante de l’entreprise : les problématiques rencontrés, les processus existants, les ressources disponibles et l’environnement. Cette vision peut être formulée à travers une feuille de route, qui contient les objectifs attendus de la digitalisation, les méthodes choisies, etc. 

  • Opérationnalisation du processus de transformation digitale 

Par la suite, il faut opérationnaliser la transformation digitale de votre entreprise à travers un plan d’action. Ce plan d’action doit mentionner les ressources financières, humaines, technologiques ainsi que l’expertise requises pour mener à bien la démarche de digitalisation de l’entreprise.  Parmi les outils technologiques nécessaires, nous pouvons citer par exemple la connexion internet, les sites web, les applications mobiles, les logiciels, les outils cloud etc.

  • Mise en œuvre de la digitalisation 

Une fois ces étapes préalables franchies, vous pouvez procéder à la mise en œuvre de la digitalisation proprement dite. Vous pouvez désormais procéder à la conversion de vos documents papiers en version numérique modifiable. Pour cela, il suffit de scanner vos documents sur une imprimante ou un scanner à plat, puis de sauvegarder vos fichiers en PDF grâce à des outils comme Adobe Acrobat. Ce logiciel très pratique vous permet même de fusionner des fichiers PDFs, pour faciliter la recherche et le classement des documents sur vos appareils.

Quels sont les facteurs clés de succès de la transformation digitale ?

Pour réussir la digitalisation de votre entreprise, il faut impliquer l’ensemble de vos collaborateurs. Il est donc important de créer une culture numérique favorable au sein de votre entreprise. Pour cela, vous devez sensibiliser vos collaborateurs sur les enjeux du numérique. La technologie ne doit être présentée que comme un outil qui les aide à réaliser leur travail plus efficacement. 

Par ailleurs, les projets de digitalisation de votre entreprise doivent adopter une démarche centrée sur le client. Il ne faut donc pas négliger les caractéristiques des clients, leurs comportements, leurs besoins. Il faut s’assurer que les transformations digitales opérées contribuent réellement à créer une expérience client plus ergonomique et plus engageante.